Le défi
Une expérience de paiement des étudiants inégale
London School of Economics (LSE) est une université spécialisée en sciences sociales avec plus de 11 500 étudiants et chercheurs postdoctoraux. La LSE s’engage à créer un environnement vibrant, équitable et véritablement inclusif pour le personnel et les étudiants du monde entier, et en 2023, elle a été classée meilleure université de Londres par le Complete University Guide, pour la onzième année consécutive.
La LSE entretient une relation étroite avec l’équipe de Convera, qui a commencé avec la mise en œuvre des services de virement offerts via le portail de paiement de l’université pour les étudiants internationaux. En plus des paiements par virement, le portail offrait auparavant des paiements par carte via un autre prestataire.
Glenn Ruane, responsable des frais, des revenus et du contrôle de crédit à la London School of Economics and Political Science, explique : « Avant d’adopter une solution de paiement unique avec Convera, les étudiants utilisant notre portail de paiement ne pouvaient pas facilement voir quelle option de paiement était la plus adaptée à leurs besoins. Par exemple, ils pouvaient choisir l’option carte pour payer leurs frais d’hébergement, et à mi-chemin du processus, se rendre compte que seules les cartes Visa étaient acceptées par notre précédent prestataire de cartes. Le payeur devait alors recommencer le processus de paiement pour sélectionner une option de paiement alternative telle qu’un virement. Globalement, l’expérience utilisateur n’était pas aussi fluide que nous le souhaitions. »
Lorsque l’université a commencé à constater une augmentation naturelle du nombre d’étudiants utilisant les paiements par virement, la décision a été prise de réévaluer l’acceptation des paiements des étudiants dans son ensemble et de considérer comment l’expérience du payeur et les processus administratifs pouvaient être rationalisés.
« Nous avons conclu qu’en réduisant le nombre de prestataires de paiement avec lesquels nous travaillions, nous pourrions créer une expérience plus fluide pour les étudiants et également rationaliser nos processus internes », a déclaré Glenn.
La solution
Se sentir en sécurité avec Convera
La LSE a approché une gamme de prestataires de paiement dans le cadre de son examen de l’acceptation des paiements, et a finalement choisi de travailler avec Convera comme prestataire unique.
« Comme pour toutes les universités, la sécurité est primordiale pour nous, et cela a été un facteur important dans notre décision de travailler avec Convera en tant que prestataire unique. La LSE utilise un portail de paiement conçu sur mesure qui a été développé et déployé dans notre environnement Salesforce, ce qui est inhabituel pour les institutions, et Convera nous a permis de communiquer en toute sécurité les données de notre portail de paiements, via les plateformes de Convera et de les réintégrer dans notre système financier. Nous sommes convaincus que la plateforme Convera est robuste et sécurisée », a déclaré Glenn.
La LSE a mis en œuvre la plateforme GlobalPay for Students de Convera, qui offre une large gamme d’options de paiement, des prix transparents et des outils de comparaison.
« La mise en œuvre a été simple, et l’équipe de Convera était disponible pour répondre aux questions et offrir un soutien à chaque étape. Les étudiants, les payeurs familiaux et les sponsors peuvent désormais facilement choisir parmi plusieurs options de paiement, y compris les virements bancaires, les paiements en ligne et les cartes de crédit et de débit. Le meilleur de tout, ils peuvent voir dès le départ combien un paiement coûtera dans leur devise locale et déterminer quelle option leur convient le mieux. »
Les résultats
Rationaliser plusieurs processus de paiement
Les enquêtes annuelles auprès des étudiants de la LSE montrent des retours très positifs sur les options de paiement offertes via GlobalPay for Students, ce qui a encouragé la LSE à étendre son partenariat avec Convera.
« Travailler avec Convera a aidé à améliorer le parcours de paiement pour les étudiants nationaux et internationaux. La plateforme est intuitive et offre une grande variété d’options de paiement, ce qui a considérablement amélioré l’expérience des payeurs. La plateforme nous bénéficie également en interne en s’intégrant à nos systèmes financiers pour augmenter l’efficacité de nos processus de rapprochement, nous avons également constaté une réduction spectaculaire des frais de commerçant. Et, de manière anecdotique, nous n’avons eu aucun cas de fraude depuis la mise en œuvre. »
« Le succès de Global Pay for Students nous a encouragés à tirer parti de l’expertise de Convera et à rationaliser d’autres aspects de nos exigences de paiement international », a expliqué Glenn.
« Convera offre une plateforme sécurisée pour collecter les coordonnées bancaires des étudiants pour les remboursements ou les paiements, ce qui a aidé la LSE à renvoyer des fonds aux étudiants de manière contrôlée et conforme. »
Le portail de remboursements co-marqués de Convera est un moyen facile de réaliser des transactions efficaces vers le paiement source, ou de collecter rapidement et facilement les informations bancaires d’un étudiant. Il permet à la LSE de gagner du temps en téléchargeant jusqu’à 500 remboursements à traiter en un seul fichier, tandis que les étudiants ont une visibilité complète de l’état du remboursement depuis l’initiation jusqu’au paiement.
La LSE a également travaillé avec Convera pour mettre en place un portail de paiement familial qui permet aux payeurs familiaux de faire un paiement au nom de l’étudiant. La LSE a également conçu et déployé un portail de sponsor qui permet aux sponsors de payer les frais de scolarité et les frais d’un étudiant en leur nom. La LSE est l’une des premières universités basées dans l’UE à lancer de tels portails.
« Nous avons également commencé à tirer parti de l’expertise de Convera pour aider lorsque les étudiants reçoivent des financements militaires ou des décaissements de prêts américains. Le mouvement des fonds de prêt est fortement réglementé, et Convera nous aide à rester conformes à ces exigences en nous permettant de collecter en toute sécurité les coordonnées bancaires des étudiants et de distribuer ces fonds. »
« Convera est devenu notre fournisseur de paiements préféré en raison des gains d’efficacité et des économies de coûts qu’ils nous ont aidés à réaliser, et nous continuons à travailler sur de nouveaux projets. Par exemple, la LSE utilisera bientôt Convera pour traiter les paiements commerciaux tels que les contrats de recherche. À ce jour, Convera traitera la grande majorité de nos paiements entrants, et nous y voyons de nombreux avantages », a conclu Glenn.
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